– الآن بعد أن رأيت بعض الأمثلة على إدخالات دفتر اليومية، ربما بدأت في رؤية نمط. أريد أن أشاطركم ثلاثة أسئلة بسيطة يمكنك طرحها في كل معاملة.
إذا كنت معتادًا على طرح هذه الأسئلة الثلاثة، فسيصبح كل موضوع المدين والدائن أسهل كثيرًا. واحد، ما هي الحسابات المعنية؟ ثانيًا ، هل زادت الحسابات أم انخفضت؟ وثلاثة، بكم تغير كل حساب؟
الجواب على السؤال الأول يخبرك ما إذا كانت الحسابات المعنية هي أصول أو مطلوبات أو حسابات حقوق ملكية. تُخبرك إجابة السؤال الثاني بالاقتران مع إجابة السؤال الواحد بما إذا كان سيتم إضافة هذه الحسابات إلى حساب المدين أم الدائن. ضع في اعتبارك الحالة التي يتم فيها اقتراض 25000 دولار من أحد البنوك. الحسابان المعنيان هما نقد و حسابات مستحقة الدفع. زيادة النقد، وبما أن النقد هو أحد الأصول وتزداد الأصول في حساب المدين، فيجب إضافة النقد إلى حساب المدين. تزدتد الحسابات مستحقة الدفع. نحن مدينون بمزيد من المال، وبما أن السندات المستحقة الدفع هي مطلوبات وزيادة المطلوبات في حساب الدائن، فيجب عندئذٍ إضافة الحسابات المستحقة الدفع إلى حساب الدائن.
الآن، ستعمل هذه العملية المكونة من ثلاث خطوات دائمًا، حتى بالنسبة للمعاملات المعقدة. ضع في اعتبارك الحالة التي يتم فيها بيع مخزون تكلفته 60 ألف دولار على الحساب بمبلغ و قدره 75 ألف دولار. ينتج عن استخدام العملية المكونة من ثلاث خطوات ما يلي.
السؤال الأول، ما هي الحسابات المعنية؟ حسنًا، حسابات القبض، هذا أحد الأصول. المخزون، هو أحد الأصول أيضًا. تكلفة البضائع المباعة، حسناً، هذه عبارة عن مصروفات، وجزء من حقوق الملكية، وإيرادات المبيعات، وحساب الإيرادات، وكذلك جزء من حقوق الملكية. لدينا حساباتنا الأربعة.
السؤال الثاني، هل زادت الحسابات أم انخفضت؟ حسنًا، ارتفعت حسابات القبض. الزبائن مدينون لنا بالمزيد من المال. نظرًا لأن الحسابات المستحقة القبض هي أحد الأصول، فإنها تزداد في حساب المدين. الآن، إلى المخزون. انخفض. ليس موجود لدينا بعد الآن. نظرًا لأن المخزون هو أحد الأصول، فقد انخفض في حساب الدائن. الآن حسابنا الثالث، تكلفة البضائع المباعة. هذا زاد. هذا حساب يتسبب في انخفاض حقوق الملكية. نظرًا لأن حقوق الملكية تتناقص في حساب المدين، يجب إضافة تكلفة البضائع المباعة إلى حساب المدين. حسابنا الرابع، إيرادات المبيعات، حسنًا، زادت إيرادات المبيعات. تذكر أن عائداتنا تؤدي إلى ارتفاع حقوق الملكية. نظرًا لأن حقوق الملكية تزداد في حساب الدائن، يجب إضافة إيرادات المبيعات إلى حساب الدائن.
حسنًا، السؤال الثالث. بكم تغير كل حساب؟ الإجابة على السؤال الثالث مقترنة بنتيجة الأول والثاني في إدخال دفتر اليومية التالي. الآن، هذه العملية المكونة من ثلاثة أسئلة تعمل في كل مرة. عليك فقط أن تكون منهجيًا. الأسئلة الثلاثة نفسها التي يتم طرحها باستمرار لكل معاملة ستضمن دائمًا أن حسابات الدائن والمدين متساوية في الأرصدة ونتيجة لذلك، فإن المعادلة المحاسبية، تتوازن دائمًا.