– بمعرفتنا بالأنواع المختلفة للحسابات الأصول والمطلوبات وحقوق الملكية، واستخدام المصطلحات المدين والدائن، المدين يعني اليمين والدائن يعني اليسار، نحن الآن على استعداد لتسجيل المعاملات الفعالة. الخطوة الثانية في دورة المحاسبة هي تسجيل نتائج المعاملات في دفتر يومية.
توفر دفاتر اليومية سجلاً زمنيًا لجميع معاملات الأعمال. تعرض تواريخ المعاملة والمبالغ المعنية والحسابات الخاصة المتأثرة بالمعاملات. في بعض الأحيان، يتم تضمين وصف تفصيلي للمعاملة. هذا التسجيل الزمني للمعاملات في دفتر يومية يوفر للشركة سجلاً كاملاً لأنشطتها. إذا تم تسجيل المبالغ مباشرة في الحسابات، فسيكون من الصعب، إن لم يكن من المستحيل ، على الشركة تتبع معاملة حدثت، على سبيل المثال، قبل ستة أشهر.
قد تستخدم الشركات الصغيرة، مثل مطعم بيتزا مملوك محليًا، دقتر يومية واحد فقط يسمى دفتر يومية عام لتسجيل جميع المعاملات. قد تستخدم الشركات الكبيرة التي لديها آلاف المعاملات كل عام دفاتر اليومية الخاصة. مثال على دفتر يومية خاص هو دفتر يومية للإيصالات النقدية بالإضافة إلى استخدام دفتر يومية عام. يتم استخدام تنسيق محدد لتسجيل المعاملات في قيد دفتر اليومية.
إدخال حساب المدين، يتم إدراجه دائمًا أولاً.
يتم إدراج إدخال حساب الدائن دائمًا في المرتبة الثانية، ويتم وضع مسافة بادئة لإدخال حساب الدائن إلى اليسار
عادة، يعتبر التاريخ وشرح موجز للمعاملة أجزاء أساسية من إدخال دفتر اليومية، وإشارات الدولار، وعادة ما يتم تجاهلها.