– كثيرًا ما يسأل الناس، هل أحتاج حقًا إلى معرفة الفرق بين المدين والدائن؟ ألم تقم أجهزة الكمبيوتر بذلك العمل نوعًا ما؟ بالطبع، لقد سهلت أجهزة الكمبيوتر إلى حد كبير قدرة الشركة على معالجة كميات هائلة من المعلومات بسرعة دون ارتكاب أخطاء رياضية. يمكن لمعظم أجهزة الكمبيوتر إجراء ملايين العمليات الحسابية في الثانية وإنتاج المزيد من المستندات في 10 دقائق التي يمكن لأي شخص إنتاجها في أسبوع كامل. تم تقليل الوقت المستغرق في ترحيل الإدخالات وتدوينها في دفتر اليومية وتلخيص الحسابات في ميزان المراجعة بشكل كبير نتيجة لأجهزة الكمبيوتر ولكن أجهزة الكمبيوتر لا تزال غير قادرة على التفكير. اتضح أن هذه هي وظيفتك. اذهب إلى الكمبيوتر وأظهر له فاتورة مبيعات وسيجلس الكمبيوتر هناك وينتظر. ينتظر ماذا؟ الإجابة على ثلاثة أسئلة. ما هي الحسابات المعنية؟ هل زادت الحسابات أم انخفضت؟ وإلى أي مدى تغير كل حساب؟ لنفكر في كيفية استخدام إحدى حزم برامج إدارة الأموال الأكثر مبيعًا، كويكن، لقد غير كويكن (Quicken) عملية المحاسبة. اتضح أن كويكن يعمل مثل سجل الشيكات. لكل شيك، تحدد التاريخ ورقم الشيك والمدفوع لأمره والمبلغ. ثم يطالبك كويكن بتحديد طبيعة الإنفاق عن طريق الاختيار من قائمة الحسابات. على سبيل المثال، إذا كان إنفاقك يتعلق بشراء البقالة، فيمكنك تحديد حساب الطعام. وبالتالي، سيتم تجميع جميع معاملاتك المتعلقة بالطعام معًا مما يتيح لك تحديد جميع نفقات الطعام بسرعة.
الآن دعنا نراجع ما فعله كويكن. أولاً، منذ أن حددت إلى أن المعاملة تتضمن شيكًا، يعلم كويكن أن النقد قد انخفض، وقد تمت برمجة كويكن ليعرف أنه عندما ينخفض ​​النقد، فإنه ينطوي على إضافة النقد إلى حساب الدائن. تم أيضًا برمجة كويكن أيضًا لمعرفة أن حساب المدين يجب أن يساوي حساب الدائن، ومنذ أن تم إضافة النقود إلى حساب الدائن، يعرف البرنامج أنه تم إضافة شيء آخر إلى حساب المدين. نظرًا لأنك أشرت إلى الطعام والمصروفات كانت الحساب الآخر، فإن كويكن يقوم بإضافة هذا الحساب إلى حساب المدين مما تسبب في زيادة حساب المصاريف الخاص بك.
الآن بدلاً من إخبار كويكن بالحسابات الدائنة والمدينة، أنت مطالب بتحديد الحسابات، هذا السؤال الأول والإشارة إلى ما إذا كانت قد زادت أو انخفضت، هذا هو السؤال الثاني. كويكن قادر على تحديد الحسابات التي تم إضافتها إلى حساب المدين والحسابات المضافة إلى حساب الدائن بناءً على الإجابة على هذين السؤالين. إذن، هل غيّر كويكن عملية المحاسبة الأساسية؟ لا، لقد زاد من الدقة والسرعة التي تتم بها عملية ترحيل مدخلات دفتر اليومية بالإضافة إلى السرعة التي يمكن بها إعداد مجموعة متنوعة من التقارير. ألغى كويكن أيضًا حاجة المستخدم إلى تحديد جساب الدائن أوالمدين. نظرًا لأن أجهزة الكمبيوتر سريعة جدًا، يمكن إجراء العملية المكونة من خطوتين لتحديد الحسابات واتجاه تغييرها بشكل أسرع من أن تقول أضف نقدًا إلى حساب الدائن. إذن، لماذا لا يتخلص المحاسبون من هذه الشروط القديمة، المدين والدائن؟ والسبب هو أن جميع المحاسبين على دراية بهذه المصطلحات ومرتاحون لاستخدامها.
عندما يقول شخص ما أضف النقد إلى حساب الدائن، يعرف المحاسبون في كل مكان بالضبط ما يعنيه ذلك، وبالتالي فإن حساب الدائن والمدين يوفران طريقة مختصرة مفيدة للتواصل.
الآن قام الكمبيوتر أيضًا بتحسين الخطوة الثالثة من دورة المحاسبة، التلخيص. في الواقع، في أصغر الشركات فقط ستجد ترحيل مدخلات دفتر اليومية إدخالات دفتر اليومية وإعداد ميزان المراجعة يتم يدويًا ولكن في كل شركة، من الأكبر إلى الأصغر، ستجد محاسبين ما زالوا يشاركون بنشاط في تحليل المعاملات وتحويل هذه المعاملات إلى إدخالات دفتر اليومية وفي النهاية يتم تحويلها إلى تقارير محاسبية مفيدة.