كشف الراتب (Payroll)

ما هو كشف الراتب؟

كشف الراتب هو التعويض الذي يجب على الشركة دفعه لموظفيها لفترة محددة أو في تاريخ معين. وعادة ما تتم إدارته من قبل قسم المحاسبة أو الموارد البشرية في الشركة. قد يتم التعامل مع كشوف رواتب الشركات الصغيرة مباشرة من قبل المالك أو أحد الشركاء.
على نحو متزايد، يتم الاستعانة بمصادر خارجية لكشف الراتب لشركات متخصصة تتولى معالجة شيكات الرواتب واستحقاقات الموظفين والتأمين والمهام المحاسبية، مثل اقتطاع الضرائب. تستفيد العديد من شركات التكنولوجيا المالية لكشف الراتب، مثل أتوميك (Atomic) وبتويدج (Bitwage) وفينش (Finch) وبنوییل (Pinwheel) وويدجستريم (Wagestream)، من التكنولوجيا لتبسيط عمليات كشف الراتب. تدفع هذه الحلول للموظفين قدرًا أكبر من الراحة والسرعة وتوفر المستندات الرقمية المتعلقة بكشف الراتب مع خدمات مبتكرة مدعومة بالتكنولوجيا تتطلبها الأعمال المؤقتة واقتصاد الاستعانة بمصادر خارجية.
هذا ويمكن أن يشير كشف الراتب أيضًا إلى قائمة موظفي الشركة ومبلغ التعويض المستحق لكل منهم. كما يعد كشف الراتب من النفقات الرئيسية لمعظم الشركات وتكون دائمًا قابلة للخصم، مما يعني أنه يمكن خصم المصاريف من إجمالي الدخل مما يؤدي إلى خفض دخل الشركة الخاضع للضريبة. يمكن أن يختلف كشف الراتب من فترة دفع إلى أخرى بسبب العمل الإضافي والأجور المرضية والمتغيرات الأخرى.

ملخص لأهم النقاط

• كشف الراتب هو التعويض الذي يجب على الشركة دفعه لموظفيها لفترة محددة وفي تاريخ معين.
• يمكن أن تتضمن عملية كشف الراتب تتبع ساعات العمل للموظفين، وحساب الأجور، وتوزيع المدفوعات عن طريق الإيداع المباشر أو الشيكات.
• ومع ذلك، يجب على الشركات أيضًا إجراء المحاسبة وحفظ السجلات، وتخصيص أموال للرعاية الطبية والضمان الاجتماعي وضرائب البطالة.
• يمكن للشركات استخدام الخدمات المهنية والاستعانة بمصادر خارجية لكشف الراتب أو استخدام البرامج المستندة إلى السحابة إذا كانوا لا يريدون القيام بذلك بأنفسهم.
• يتضمن حساب كشف الراتب العديد من المكونات ويمكن أن يكون معقدًا.

آلية حساب الرواتب

كشف الراتب هي عملية دفع رواتب موظفي الشركة، والتي تتضمن تتبع ساعات العمل، وحساب رواتب الموظفين، وتوزيع المدفوعات عن طريق الإيداع المباشر في الحسابات المصرفية للموظفين أو عن طريق الشيكات. ومع ذلك، يجب على الشركات أيضًا أداء وظائف محاسبية لتسجيل الرواتب والضرائب المحتجزة والمكافآت وأجور العمل الإضافي والوقت المرضي وأجور الإجازات. يجب على الشركات أن تضع جانبًا وتسجل المبلغ الذي يجب دفعه للحكومة مقابل ضرائب الرعاية الطبية والضمان الاجتماعي والبطالة.
تستخدم العديد من الشركات حلولًا برمجية لإدارة رواتبها. يقوم الموظف بإدخال ساعات عمله من خلال معهد البترول الأمريكي، وتتم معالجة رواتبهم وإيداعها في حساباتهم المصرفية.
تقوم العديد من الشركات المتوسطة والكبيرة الحجم بالاستعانة بمصادر خارجية لخدمات كشف الراتب لتبسيط العملية. يتتبع أصحاب العمل عدد ساعات عمل كل موظف وينقلون هذه المعلومات إلى خدمة كشف الراتب. في يوم الدفع، حيث تقوم خدمة كشف الراتب بحساب المبلغ الإجمالي المستحق للموظف على أساس عدد ساعات أو أسابيع العمل خلال فترة الدفع ومعدل الدفع. تقوم الخدمة بخصم الضرائب وغيرها من الاستقطاعات من الأرباح ثم تدفع للموظفين.

اعتبارات خاصة

يخضع أصحاب العمل الذين يبلغ إجمالي مبيعاتهم 500.000 دولار أو أكثر سنويًا لمتطلبات قانون معايير العمل العادلة (FLSA) الذي صدر في عام 1938.^{1 2} هذا قانون أمريكي يحمي العمال من بعض ممارسات الأجور غير العادلة. يحدد قانون معايير العمل العادلة (FLSA) لوائح العمل المختلفة، بما في ذلك الحد الأدنى للأجور، ومتطلبات أجر العمل الإضافي، والقيود المفروضة على عمالة الأطفال. على سبيل المثال، تحدد قواعد معايير العمل العادلة (FLSA) متى يتم أخذ العمال في الاعتبار على مدار الساعة ومتى يجب أن يتم دفع أجرهم مقابل العمل الإضافي.³
يشترط القانون أن يتم دفع أجر العمل الإضافي – ساعات العمل التي تزيد عن 40 ساعة أسبوعيًا – بمعدل مرة ونصف أضعاف الأجر العادي للساعة. يتم إعفاء بعض الموظفين من قانون معايير العمل العادلة (FLSA)، ولا ينطبق القانون على المقاولين المستقلين أو المتطوعين لأنهم لا يعتبرون موظفين.⁴
بعض العاملين بالساعة لا يشملهم قانون معايير العمل العادلة (FLSA) ولكنهم يخضعون للوائح أخرى. على سبيل المثال، يخضع عمال السكك الحديدية لقانون العمل بالسكك الحديدية، ويندرج سائقو الشاحنات ضمن نطاق قانون ناقلات السيارات.^{5 6}
يحدد قانون معايير العمل العادلة (FLSA) أيضًا كيفية التعامل مع الوظائف التي يتم تعويضها بشكل أساسي عن طريق البقشيش. في حالة عمال الخدمة الذين يقدمون إكراميات، يجب على صاحب العمل دفع الحد الأدنى للأجور للموظف ما لم يحصل بانتظام على أكثر من 30 دولارًا شهريًا من الإكراميات.

مزايا وعيوب استخدام خدمات كشف الراتب الاحترافية

تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لخدمات كشف الراتب في قدرتها على إنتاج مجموعة متنوعة من التقارير التي تبسط الإجراءات المحاسبية وتساعد الشركات على ضمان امتثالها للمتطلبات القانونية والضريبية. قد تحتفظ خدمة كشف الراتب أيضًا بسجل لمقدار الإجازات أو الوقت الشخصي الذي استخدمه الموظفون.
فيما يتعلق بالعيوب، عندما تقوم الشركات بالاستعانة بمصادر خارجية لنظام الرواتب الخاص بها، يجب عليها الاعتماد على أفراد من خارج الشركة لإجراء محاسبة دقيقة. في حالة حدوث خطأ، يجب على موظفي الشركة في الموقع التعامل مع الموظفين المنزعجين. قد تواجه الشركات أيضًا عقوبات ضريبية بسبب الأخطاء التي ترتكبها خدمة كشف الراتب.
هناك عيب آخر هو أن خدمات كشف الراتب أكثر تكلفة من تشغيل كشف الراتب داخل الشركة. قد تفرض الخدمات رسومًا شهرية محددة أو تقدم هياكل دفع مختلفة لمستويات مختلفة من الخدمة. بسبب تكلفتها، قد لا تكون خدمات كشف الراتب الخيار الأفضل للشركات الصغيرة ذات ميزانيات التشغيل المحدودة.

معلومة عابرة: مع نمو الشركة، تصبح احتياجاتها المحاسبية أكثر تعقيدًا. قد تحتاج الشركات الكبرى إلى الاستثمار في نظام مخصص لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) لوظائفها المحاسبية وكشوف الرواتب.

برامج الرواتب الحاسوبية

بدلاً من استخدام خدمات الرواتب المتخصصة، تختار بعض الشركات الاعتماد على برامج الرواتب. بمجرد قيام الشركة بشراء البرنامج، لا توجد رسوم شهرية إضافية. تشتمل البرامج عادةً على نماذج ضريبية قابلة للطباعة وجداول الاستقطاع.
بالإضافة إلى التوفير المالي، تساعد أنظمة الرواتب الداخلية الشركات على الحفاظ على خصوصية المعلومات المالية السرية. ومع ذلك، يمكن أن تستغرق البرامج وقتًا طويلاً، مما قد يشكل مشكلة للشركات الصغيرة التي لديها عدد قليل من الموظفين.
يستفيد أصحاب الأعمال الصغيرة من برامج المحاسبة لأنها تساعدهم على تتبع الحسابات المدينة والحسابات الدائنة، وقياس ربحيتهم، والاستعداد لموسم الضرائب. الشركات الصغيرة هي تلك التي يمكنها استخدام البرامج الجاهزة دون الحاجة إلى تخصيصات واسعة النطاق. مع نمو الأعمال التجارية، تصبح احتياجاتها المحاسبية أكثر تعقيدًا، وغالبًا ما تكون هناك حاجة إلى نظام مخصص لتخطيط موارد المؤسسة (ERP).
هناك العديد من الأنواع المختلفة من برامج المحاسبة السحابية المتاحة للشركات الصغيرة. يعد نوع الصناعة وعدد الموظفين من العوامل التي تحدد برامج المحاسبة المناسبة. على سبيل المثال، لن يحتاج العامل المستقل إلى نفس الميزات الموجودة في أحد برامج المحاسبة كمالك مطعم.

معلومة سريعة: أجرت إنفيستوبيديا (Investopedia) مراجعة لبرامج إدارة الرواتب والمحاسبة للشركات الصغيرة وقامت بتقييم تكلفتها وسهولة استخدامها وميزاتها وتكاملها وقابليتها التوسع. تم اعتبار كويك بوكس أونلاين (QuickBooks Online) أفضل البرامج بشكل عام، في حين اعتبر زيرو (Xero) الأفضل لأصحاب الأعمال الصغيرة. كان فريش بوكس (FreshBooks) هو الأفضل للشركات القائمة على الخدمات، وكان كويك بوكس سيلف إمبلويد (QuickBooks Self-Employed) هو الأفضل للعاملين لحسابهم الخاص بدوام جزئي، بینما كان ويف (Wave) أفضل برنامج مجاني.

كيفية حساب الضرائب على الرواتب

تعتمد كيفية حساب ضرائب الرواتب على عملك والقوانين المحلية. ومع ذلك، إليك بعض الإرشادات العامة المقدمة من كويك بوكس (QuickBooks). ⁷

• حساب الأجر الإجمالي للموظفين

يمكنك تحديد الأجر الإجمالي للموظف باستخدام معدل أجره وفترات الدفع المجدولة. ستدفع معظم الشركات رواتب الموظفين أسبوعيًا أو كل أسبوعين أو شهريًا. لحساب الأجر الإجمالي للموظف بالساعة، قم بضرب ساعات عمله في فترة الدفع بمعدل أجره بالساعة. الصيغة هي كما يلي:

إجمالي الأجر = الأجر بالساعة × إجمالي ساعات العمل في فترة الدفع

لحساب الراتب الإجمالي للموظف بأجر، قم بتقسيم راتبه السنوي على عدد فترات الدفع في السنة. وتكون المعادلة كما يلي:

إجمالي الأجر = الراتب السنوي / عدد فترات الدفع في السنة  

على سبيل المثال. الموظف يحصل على 50 ألف دولار سنويًا. تدفع شركتهم للموظفين كل أسبوعين لما مجموعه 26 فترة دفع. ولذلك، فإن إجمالي أجر الموظف هو 1,923.08 دولارًا.

• حساب خصومات ما قبل الضريبة

بعد تحديد الراتب الإجمالي، ستحتاج إلى استبعاد الخصومات. هذه هي التخفيضات الضريبية، ولكن قد يتم تطبيق خصومات أخرى قبل الضريبة أيضًا. تشمل الخصومات قبل الضريبة ما يلي:

• البرامج المتعلقة بالتقاعد
• برامج التأمين الصحي
• برامج التأمين على الحياة

• خصم الضرائب

بمجرد حصولك على استقطاعات ما قبل الضريبة، يتم فرض ضريبة على الراتب المتبقي. في الولايات المتحدة، يتراوح معدل ضريبة قانون اشتراكات التأمين الفيدرالي (FICA) بين 7.65% — 1.45% لضرائب الرعاية الطبية و6.2% لضرائب الضمان الاجتماعي.⁸ ويتم تحديد معدلات الضرائب الأخرى بموجب القوانين الفيدرالية أو قوانين الولاية أو القوانين المحلية.
قم بحساب ضرائب الدخل باستخدام جداول مصلحة الضرائب.
قم بخصم ضريبة قانون اشتراكات التأمين الفيدرالي بنسبة 7.65% من إجمالي أجر الموظف. يجب عليك، كصاحب عمل، أن تتطابق مع مساهمة كل موظف. تقدم الشركة مساهمات الموظف والشركة في الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية.
على سبيل المثال، يكسب الموظف الأمريكي 1,923 دولارًا أمريكيًا من إجمالي الراتب لآخر فترة دفع. لحساب مساهمة ضريبة الضمان الاجتماعي للموظف، اضرب 1,923 دولارًا في 0.062 لتحصل على 119.26 دولارًا. لحساب المساهمة الضريبية للرعاية الطبية للموظف، اضرب 1923 دولارًا في 0.0145 لتحصل على 27.88 دولارًا. في المجموع، تبلغ المساهمة الضريبية للموظف في قانون اشتراكات التأمين الفيدرالي 147.14 دولارًا أمريكيًا لفترة الدفع، والتي يجب على صاحب العمل مطابقتها. في هذه الحالة، يجب على صاحب العمل دفع 294.28 دولارًا لمصلحة الضرائب. النصف هو نفقات مباشرة للشركة، والنصف الآخر يتم حجبه من راتب الموظف.

• حساب أي استقطاعات اختيارية من الأجور المتبقية

مثل برامج التأمين ضد العجز طويلة الأجل والرسوم النقابية. وبعد كل الضرائب والخصومات، فإن المبلغ المتبقي هو المبلغ الذي يأخذه الموظف إلى المنزل في يوم القبض.

أسئلة شائعة

ما هي الضرائب على الرواتب؟

تشمل ضرائب الرواتب الضمان الاجتماعي، الذي يقتطع 6.2% من دخلك حتى 132,900 دولار. تدفع ضرائب الرواتب أيضًا تكاليف الرعاية الطبية، والتي تقتطع 1.45% من دخلك. كما يدفع أصحاب العمل ضرائب الرواتب. إنهم يدفعون 6.2% من دخلك، وبالتالي تحصل الحكومة على 12.4% من إجمالي دخلك، ويدفع صاحب العمل 1.45% من دخلك لبرنامج الرعاية الصحية ميديكير (Medicare).⁹

ما هي عملية خفض ضريبة الرواتب؟

إن تخفيض الضرائب على الرواتب يعني حجب ضرائب أقل على الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية وسحبها من شيكات الرواتب. والفكرة هي أن العمال والشركات سيحصلون على مبلغ إضافي قليل مع كل راتب، وهذا من شأنه أن يشجعهم على إنفاق المزيد وتحفيز الاقتصاد.

ما هو التأجيل الضريبي؟

إن التأجيل الضريبي على الرواتب هو تأجيل تحصيل ضرائب الرواتب حتى تاريخ لاحق، وعندها تصبح هذه الضرائب مستحقة. يهدف تأجيل ضريبة الرواتب إلى توفير بعض الإغاثة المالية المؤقتة للعمال من خلال زيادة أجورهم المنزلية مؤقتًا.

هل الرواتب جزء من عمل قسم الموارد البشرية أم من قسم المحاسبة؟

في حين أن كشف الراتب هي في الأساس ممارسة محاسبية، فإنها تتعامل مع دفع رواتب الأشخاص داخل الشركة، مما يضعها تحت مجال الموارد البشرية (HR). وبالتالي، فإن معظم الشركات لديها موارد بشرية لإدارة كشف الراتب والقضايا ذات الصلة. ومع ذلك، قد تقوم بعض الشركات بإيواء كشف الراتب داخل قسم المالية أو المحاسبة، وقد تقوم بعض الشركات الكبرى بإنشاء مكتب منفصل لكشف الراتب.

ما هو الفرق بين كشف الراتب والمرتب؟

هذه مسألة وجهة نظر: بالنسبة للموظف، فإن الأموال التي يتم تلقيها من الشركة كتعويض غالبًا ما تأتي في شكل أجور أو مرتب (وكذلك المكافآت وخيارات الأسهم والعمولات، وما إلى ذلك). بالنسبة للشركة، هذه المدفوعات هي مصروفات يتم تسجيلها ككشوف رواتب.

الخلاصة

تعد معالجة كشف الراتب عملية معقدة وتستغرق وقتًا طويلًا وتتطلب الالتزام بالقواعد واللوائح الفيدرالية والولائية الصارمة. يتطلب حفظ سجلات مكثفة والاهتمام بالتفاصيل. غالبًا ما تتعامل الشركات الصغيرة مع كشف الراتب الخاصة بها باستخدام البرامج المستندة إلى السحابة. تختار شركات أخرى الاستعانة بمصادر خارجية لوظائف الرواتب الخاصة بها أو الاستثمار في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المتكامل الذي يدير المحاسبة الشاملة وكشف الراتب.

1. U.S. Department of Labor. “Handy Reference Guide to the Fair Labor Standards Act.“
2. U.S. Department of Labor. “Fair Labor Standards Act of 1938: Maximum Struggle for a Minimum Wage.“
3. U.S. Department of Labor. “Wages and the Fair Labor Standards Act.“
4. U.S. Department of Labor. “Wages and the Fair Labor Standards Act.“
5. U.S. Department of Transportation, Federal Railroad Administration. “Highlights of the Railway Labor Act (“RLA”) and the U.S. Department of Transportation (“DOT”) Role in RLA Disputes.“
6. U.S Department of Labor. “Fact Sheet #19: The Motor Carrier Exemption under the Fair Labor Standards Act (FLSA).“
7. QuickBooks Payroll. “What Is Payroll? Payroll Basics & Examples Small Business Owners Need to Know in 2024.“
8. Internal Revenue Service. “Topic No. 751, Social Security and Medicare Withholding Rates.“
9. Internal Revenue Service. “Topic No. 751, Social Security and Medicare Withholding Rates.“