مفهوم الهيكل التنظيمي
الهيكل التنظيمي هو نظام يحدد كيفية توجيه أنشطة معينة من أجل تحقيق أهداف المؤسسة، ويمكن أن تشمل هذه الأنشطة القواعد والأدوار والمسؤوليات.
يحدد الهيكل التنظيمي أيضًا كيفية تدفق المعلومات بين المستويات داخل الشركة. على سبيل المثال، في الهيكل المركزي تتدفق القرارات من أعلى إلى أسفل، بينما في الهيكل اللامركزي يتم توزيع سلطة اتخاذ القرار بين مستويات مختلفة من المنظمة. يسمح وجود هيكل تنظيمي للشركات بأن تظل فعالة ومركزة.1
يجب أن يأخذ كبار القادة في الاعتبار مجموعة متنوعة من العوامل قبل تحديد نوع الهيكل التنظيمي الأنسب لأعمالهم، من هذه العوامل أهداف العمل والصناعة وثقافة الشركة.
إطار الهيكل التنظيمي
تستخدم الشركات من جميع الأشكال والأحجام الهياكل التنظيمية بشكل كبير حيث يحددون تسلسل هرمي معين داخل المنظمة. يحدد الهيكل التنظيمي الناجح وظيفة كل موظف وكيف تتناسب مع النظام العام. ببساطة، يحدد الهيكل التنظيمي من يفعل ماذا، مما يمكن الشركة من تحقق أهدافها.
توفر هذه الهيكلة للشركة تمثيلًا مرئيًا لكيفية تشكيلها وكيف يمكنها المضي قدمًا بشكل أفضل في تحقيق أهدافها. عادة ما يتم توضيح الهياكل التنظيمية في نوع من الرسم البياني أو الرسم التخطيطي مثل الهرم، حيث يتموقع أعضاء المنظمة الذين يمتلكون أوسع الصلاحيات في أعلى الهرم، في حين أن أولئك الذين لديهم أقل قدر من الصلاحيات يكونون في الأسفل.
قد يكون عدم وجود هيكل رسمي في مكان صعبًا بالنسبة لبعض المنظمات. على سبيل المثال، قد يواجه الموظفون صعوبة في معرفة من يتوجب عليهم إبلاغه. يمكن أن يؤدي ذلك إلى عدم اليقين بشأن من هو صاحب الصلاحية عما في المنظمة.
يمكن أن يساعد وجود هيكل للمنظمة في تحقيق الكفاءة وتوفير الوضوح للجميع على كل المستويات. هذا يعني أيضًا أن كل قسم يمكن أن يكون أكثر إنتاجية، حيث من المرجح أن يكون أكثر تركيزًا على الطاقة والوقت.
الهياكل التنظيمية المركزية مقابل الهياكل التنظيمية اللامركزية
الهيكل التنظيمي إما مركزي أو لامركزي. تقليديًا، كانت المؤسسات ذات قيادة مركزية وسلسلة قيادة محددة. يعد الجيش أحد أمثلة الهياكل المركزية مع تسلسل هرمي طويل ومحدد من الرؤساء والمرؤوسين. داخل الهيكل التنظيمي المركزي، هناك مسؤوليات واضحة جدًا لكل دور، حيث تكون الأدوار الثانوية غير قادرة على توجيه رؤسائها.
مع مرور الوقت ازداد عدد المنظمات اللامركزية، كما هو الحال مع العديد من شركات التكنولوجية الناشئة. يتيح ذلك للشركات أن تظل سريعة ومرنة وقابلة للتكيف، حيث يتلقى كل موظف تقريبًا مستوى عالٍ من الإدارة الشخصية. على سبيل المثال، شركة جونسون آند جونسون (Johnson & Johnson) هي شركة معروفة بهيكلها اللامركزي،2 فهي شركة كبيرة تضم أكثر من 200 وحدة تجارية وعلامة تجارية تعمل في صناعات مختلفة جدًا، في بعض الأحيان تعمل كل منها بشكل مستقل. ولكن حتى في الشركات اللامركزية، لا تزال هناك هياكل هرمية مدمجة (مثل كبير مسؤولي التشغيل الذي يعمل على مستوى أعلى من زميل مبتدئ). ومع ذلك، يتم تمكين الفرق من اتخاذ قراراتها الخاصة والتوصل إلى أفضل نتيجة دون الحصول بالضرورة على “الموافقة” من أعلى.
أنواع الهياكل التنظيمية
هيكل وظيفى (Functional Structure)
يتم تنفيذ خمس أنواع من الهياكل التنظيمية المشتركة في العالم الحقيقي. النوع الأول والأكثر شيوعًا هو الهيكل الوظيفي. يشار إلى هذا أيضًا بالهيكل التنظيمي البيروقراطي ويقسم الشركة بناءً على تخصصات قوتها العاملة. تقوم معظم الشركات الصغيرة إلى المتوسطة الحجم بتنفيذ هيكل وظيفي. ومن أمثلته تقسيم الشركة إلى أقسام تتكون من التسويق والمبيعات والعمليات.
الهيكل التقسيمي أو متعدد الأقسام (Divisional or Multidivisional Structure)
النوع الثاني شائع بين الشركات الكبيرة التي تضم العديد من وحدات الأعمال. يسمى الهيكل التقسيمي أو متعدد الأقسام، تقوم الشركة من خلال هذه الطريقة بتشكيل فريق قيادتها بناءً على المنتجات أو المشاريع أو الشركات التابعة التي تديرها. ومن الأمثلة الجيدة على هذا الهيكل شركة جونسون آند جونسون (Johnson & Johnson). مع الآلاف من المنتجات وخطوط الأعمال، تقوم الشركة ببناء نفسها بحيث تعمل كل وحدة أعمال كشركة خاصة بها مع رئيسها الخاص.
هيكل على أساس الفريق (Team-Based)
على غرار الهياكل التقسيمية أو الوظيفية، تنقسم المنظمات القائمة على الفريق إلى فرق متماسكة من الموظفين تخدم أهدافًا ووظائف معينة، ولكن حيث يكون كل فريق وحدة تحتوي على القادة والعاملين.
هيكل أفقي (Flatarchy / Flat Structure)
هو نوع حديث يستخدم في العديد من الشركات الناشئة. كما يلمح الاسم، فإنه يعمل على تسوية التسلسل الهرمي وتسلسل القيادة ويمنح موظفيها الكثير من الاستقلالية. الشركات التي تستخدم هذا النوع من الهياكل لديها سرعة عالية في التنفيذ.
هيكل المصفوفة (Matrix Structure)
الهيكل التنظيمي الخامس والأخير هو هيكل المصفوفة، وهو أيضًا الأكثر إرباكًا والأقل استخدامًا. يصنف هذا الهيكل الموظفين عبر الرؤساء أو الأقسام أو الأقسام المختلفة. قد يكون للموظف الذي يعمل في شركة مصفوفة، على سبيل المثال، واجبات في كل من المبيعات وخدمة العملاء.
هيكل دائري (Circular Structure)
الهياكل الدائرية هرمية، لكن يقال أنها دائرية لأنها تضع الموظفين والمديرين ذوي المستوى الأعلى في مركز المنظمة مع توسيع الحلقات المتركزة إلى الخارج، والتي تحتوي على موظفين وموظفين من المستوى الأدنى. تهدف طريقة التنظيم هذه إلى تشجيع التواصل المفتوح والتعاون بين مختلف الرتب.
هيكل شبكي (Network Structure)
ينظم الهيكل الشبكي المقاولين والبائعين الخارجيين لتنفيذ وظائف رئيسية معينة. وهي تتميز بمقر صغير نسبيًا مع مكاتب فرعية متفرقة جغرافيًا بالإضافة إلى الوظائف الرئيسية التي يتم تقديمها لشركات واستشاريين آخريين.
فوائد الهياكل التنظيمية
يمكن أن يكون تثبيت الهيكل التنظيمي في مكانه مفيدًا جدًا للشركة. لا يحدد الهيكل التسلسل الهرمي للشركة فحسب، بل يسمح أيضًا للشركة بتخطيط هيكل الأجور لموظفيها. ومن خلال وضع الهيكل التنظيمي في مكانه، يمكن للشركة تحديد درجات ونطاقات المرتبات لكل منصب.
يجعل الهيكل أيضًا العمليات أكثر كفاءة وأكثر فاعلية. من خلال فصل الموظفين والوظائف إلى أقسام مختلفة، يمكن للشركة إجراء عمليات مختلفة في وقت واحد بسلاسة.
بالإضافة إلى ذلك، فإن الهيكل التنظيمي الواضح يعلم الموظفين بأفضل السبل لإنجاز وظائفهم. على سبيل المثال، في المؤسسة الهرمية، سيتعين على الموظفين العمل بجدية أكبر لشراء خدمة أو التملق لأصحاب سلطة اتخاذ القرار. أما في المؤسسة اللامركزية، يجب على الموظفين اتخاذ المزيد من المبادرات وتقديم حل إبداعي للمشاكل الموجودة على الطاولة. يمكن أن يساعد الهيكل أيضًا في تحديد التوقعات لكيفية تتبع الموظفين لتطورهم داخل الشركة والتأكيد على مجموعة معينة من المهارات – وكذلك بالنسبة للموظفين المحتملين لقياس ما إذا كانت هذه الشركة ستكون مناسبة بشكل جيد لاهتماماتهم وأساليب العمل الخاصة بهم.
أسئلة شائعة
ما هي أهم أنواع الهياكل التنظيمية؟
الأنواع الأربعة للهياكل التنظيمية هي الهياكل الوظيفية، متعددة الأقسام، المسطحة، والمصفوفة. البعض الآخر يشمل الهياكل الدائرية، وتلك القائمة على الفريق، والشبكات.
ما هي العناصر الأساسية للهيكل التنظيمي؟
تشمل العناصر الرئيسية للهيكل التنظيمي كيفية توجيه أنشطة معينة من أجل تحقيق أهداف المنظمة، مثل القواعد والأدوار والمسؤوليات وكيفية تدفق المعلومات بين المستويات داخل الشركة.
هل هناك أمثلة على الهيكل التنظيمي؟
الهيكل اللامركزي هو أحد الأمثلة، التي تمنح الأفراد والفرق درجات عالية من الاستقلالية دون الحاجة إلى فريق أساسي للموافقة بانتظام على قرارات العمل. ومن الأمثلة الجيدة على هذا الهيكل اللامركزي شركة جونسن آند جونسون. مع الآلاف من المنتجات وخطوط الأعمال، تقوم الشركة ببناء نفسها بحيث تعمل كل وحدة أعمال كشركة خاصة بها مع رئيسها الخاص.
ما هو مخطط الهيكل التنظيمي؟
عادة ما يتم توضيح الهياكل التنظيمية في نوع من الرسم البياني أو الرسم التخطيطي مثل الهرم ، حيث يقع أعضاء المنظمة الأوسع نفوذًا في أعلى الهرم، في حين أن أولئك الذين لديهم أقل قدر من القوة يكونون في الأسفل.
ما هو أفضل هيكل تنظيمي؟
لا يوجد هيكل تنظيمي مثالي، لأنه يعتمد على طبيعة الشركة والصناعة التي تعمل فيها.
خلاصة
هناك مجالات واسعة للدراسة تعتمد على كيفية تحسين هيكل المؤسسات وأفضلها لتكون الأكثر فاعلية وإنتاجية. يجب أن يأخذ كبار القادة في الاعتبار مجموعة متنوعة من العوامل قبل تحديد نوع المنظمة الأفضل لأعمالهم، بما في ذلك أهداف العمل والصناعة وثقافة الشركة.
