ما هو دفتر محاسبة الأستاذ العام؟
يمثل دفتر الأستاذ العام نظام حفظ السجلات للبيانات المالية للشركة مع التحقق من صحة سجلات حساب المدين والائتمان بواسطة ميزان المراجعة. يوفر دفتر الأستاذ العام سجلاً لكل معاملة مالية تحدث خلال حياة الشركة العاملة.
يحتفظ دفتر الأستاذ العام بمعلومات الحساب اللازمة لإعداد البيانات المالية للشركة، ويتم فصل بيانات المعاملات حسب النوع في حسابات الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات.

آلية عمل دفتر محاسبة الأستاذ العام
دفتر الأستاذ العام هو أساس النظام الذي يستخدمه المحاسبون لتخزين وتنظيم البيانات المالية المستخدمة لإنشاء البيانات المالية للشركة. يتم ترحيل الحركات إلى حسابات دفتر الأستاذ الفرعي الفردية ، على النحو المحدد في مخطط حسابات الشركة.
يتم بعد ذلك إغلاق المعاملات أو تلخيصها في دفتر الأستاذ العام، ويقوم المحاسب بإنشاء ميزان مراجعة، والذي يعمل بمثابة تقرير عن رصيد كل حساب دفتر أستاذ. يتم فحص ميزان المراجعة بحثًا عن الأخطاء وتعديله عن طريق ترحيل الإدخالات الضرورية الإضافية، ثم يتم استخدام ميزان المراجعة المعدل لإنشاء البيانات المالية.

كيف يعمل دفتر الأستاذ العام مع محاسبة القيد المزدوج
يتم استخدام دفتر الأستاذ العام من قبل الشركات التي تستخدم طريقة مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج، مما يعني أن كل معاملة مالية تؤثر على اثنين على الأقل من حسابات دفتر الأستاذ الفرعي وكل إدخال يحتوي على خصم واحد ومعاملة ائتمان واحدة على الأقل يتم ترحيل حركات الإدخال المزدوج، التي تسمى إدخالات دفتر اليومية، في عمودين، مع إدخالات الخصم على اليسار وإدخالات الدائن على اليمين، ويجب أن يتوازن إجمالي جميع إدخالات الخصم والائتمان.
المعادلة المحاسبية، التي تقوم عليها محاسبة القيد المزدوج، هي كما يلي:

حقوق المساهمين = الأصول − الخصوم

تتبع الميزانية العمومية هذا التنسيق وتظهر المعلومات على مستوى حساب مفصل. على سبيل المثال، تظهر الميزانية العمومية العديد من حسابات الأصول، بما في ذلك النقد والحسابات المدينة، في قسم الأصول قصيرة الأجل.
تعمل طريقة محاسبة القيد المزدوج بناءً على متطلبات معادلة المحاسبة بأن الحركات التي تم ترحيلها إلى الحسابات الموجودة على يسار علامة المساواة في الصيغة يجب أن تساوي إجمالي الحركات التي تم ترحيلها إلى الحساب (أو الحسابات) على اليمين. حتى إذا تم تقديم المعادلة بشكل مختلف (مثل الأصول = الخصوم + حقوق المساهمين)، فإن قاعدة الموازنة تنطبق دائمًا.

ماذا يخبرك دفتر الأستاذ العام؟
يتم تجميع تفاصيل المعاملة الواردة في دفتر الأستاذ العام وتلخيصها على مستويات مختلفة لإنتاج ميزان المراجعة وبيان الدخل والميزانية العمومية وبيان التدفقات النقدية والعديد من التقارير المالية الأخرى. يساعد ذلك المحاسبين وإدارة الشركة والمحللين والمستثمرين وأصحاب المصلحة الآخرين على تقييم أداء الشركة بشكل مستمر.
عندما ترتفع النفقات في فترة معينة، أو عندما تسجل الشركة معاملات أخرى تؤثر على إيراداتها، أو صافي الدخل، أو غيرها من المقاييس المالية الرئيسية، فإن البيانات المالية غالبًا لا تخبر القصة كاملة.
في حالة وجود أنواع معينة من الأخطاء المحاسبية، يصبح من الضروري العودة إلى دفتر الأستاذ العام والبحث في تفاصيل كل معاملة مسجلة لتحديد موقع المشكلة. في بعض الأحيان، يمكن أن يتضمن ذلك مراجعة العشرات من إدخالات دفتر اليومية، ولكن من الضروري الاحتفاظ ببيانات مالية موثوقة وخالية من الأخطاء.

ملخص لأهم النقاط

• دفتر الأستاذ العام هو أساس نظام محاسبة القيد المزدوج للشركة.
• تشمل حسابات دفتر الأستاذ العام جميع بيانات المعاملات اللازمة لإنتاج بيان الدخل والميزانية العامة والتقارير المالية الأخرى.
• حركات دفتر الأستاذ العام هي ملخص للمعاملات التي تم إجراؤها كإدخالات دفتر يومية لحسابات دفتر الأستاذ الفرعي.
• ميزان المراجعة هو تقرير يسرد كل حساب دفتر أستاذ عام ورصيده، مما يسهل التحقق من التعديلات وتحديد موقع الأخطاء.

مثال من واقع الحياة على عملية الميزانية العمومية
إذا تلقت الشركة دفعة من عميل لفاتورة 200 دولار، على سبيل المثال، يقوم محاسب الشركة بزيادة الحساب النقدي بخصم 200 دولار وإكمال الإدخال بائتمان أو تخفيض قدره 200 دولار لحسابات القبض. المبالغ المدين والائتمان التي تم ترحيلها متساوية.
في هذه الحالة، يتم زيادة حساب أصل واحد (نقدًا) بمقدار 200 دولار، بينما يتم تخفيض حساب الأصول الآخر (حسابات القبض) بمقدار 200 دولار. النتيجة الصافية هي أن كلا من الزيادة والنقصان يؤثران فقط على جانب واحد من المعادلة المحاسبية. وهكذا، تظل المعادلة في حالة توازن.

مثال على معاملة بيان الدخل
يتبع بيان الدخل صيغته الخاصة، والتي يمكن كتابتها على النحو التالي:

صافي الدخل أو صافي الربح = الإيرادات − المصروفات

من الممكن أن تؤثر معاملة محاسبية على كل من الميزانية العامة وبيان الدخل في وقت واحد.
على سبيل المثال، افترض أن الشركة تدفع لعميلها مبلغ 500 دولار. سيدخل المحاسب هذه المعاملة في دفتر الأستاذ المحاسبي عن طريق ترحيل خصم (زيادة) بقيمة 500 دولار إلى الحسابات المدينة (حساب أصول الميزانية العامة) وائتمان بقيمة 500 دولار (زيادة) إلى الإيرادات، وهو حساب بيان الدخل. تزداد كل من الديون والائتمانات بمقدار 500 دولار، وتبقى المجاميع متوازنة.